Protocol voor het vrijwilligersbeleid

Met plezier samen bouwen aan een nog mooiere vereniging!

1. Inleiding
Net als bij vele andere verenigingen is het bij De Foresters altijd weer een grote uitdaging om alle werkzaamheden verricht te krijgen. Dit heeft als gevolg dat de vele taken en activiteiten niet meer uitgevoerd dreigen te kunnen worden of dat er teveel druk komt te staan op de huidige vrijwilligers. Vrijwilligers zijn essentieel voor het functioneren van de vereniging. Denk eens in: geen bakkie meer in de pauze, want er zijn simpelweg niet genoeg kantinemedewerkers. Zo zijn er nog vele andere taken! Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinatoren, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechters, wedstrijdcoördinatoren, ontvangstdienst, onderhoudsmensen, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, enzovoort. Er is altijd wel iets dat bij u past.

Door het hanteren van de vrijwilligerstoeslag wordt verwacht dat er een prikkel uitgaat naar de leden om een vrijwilligerstaak op te pakken. Doordat we een sluitend administratiesysteem hanteren, zorgen we er bovendien voor dat iedereen zijn bijdrage levert, of dat nu in natura of in geld gebeurt, wel zo eerlijk!

Het aanmelden voor een vrijwilligerstaak of afkoop dient jaarlijks te gebeuren via de jaarlijks toegemailde link.

Mocht u vragen hebben over het vrijwilligersbeleid dan u kunt u deze stellen via de mail: vrijwilligers@deforesters.nl.

2. Uitgangspunten
Ieder spelend lid of ouder (verzorger) is verplicht om ongeveer 10-12 uur vrijwilligerswerk te verrichten. Bij roosterdiensten komt dit neer op 3 à 4 diensten. Het uitgangspunt hierbij is dat het seizoen volgemaakt wordt met de beschikbare mensen.

Indien een lid of ouder ervoor kiest om geen vrijwilligerswerk voor De Foresters te doen dan betaalt diegene bovenop de contributie een vrijwilligersvergoeding. De vergoedingen komen terecht in een vrijwilligersfonds, waaruit huur van personeel betaald wordt.

Voor jeugdleden t/m 17 jaar, behorend tot één gezin en wonend op één adres behoeft slechts 1x vrijwilligerswerk gedaan te worden of de vergoeding te worden betaald.

Voor alle overige leden van 18 jaar en ouder en óók behorende tot hetzelfde gezin dient ook per lid vrijwilligerswerk te worden gedaan of de vergoeding te worden betaald.

Ouders/verzorgers van de A-junioren kunnen de vrijwilligerstaakplicht ook laten vervullen door hun zoon/dochter die als A-junior voetbalt.

3. Vrijstelling
Leden die als niet-spelend lid geregistreerd staan (hier vallen ook de kabouters onder) en ook geen voetballend lid in zijn/haar huishouden (zelfde adres) hebben, hoeven zich niet te registeren voor vrijwilligerswerk of voor de vergoeding.

4. Vrijwilligerstaken vs Teamtaken en Jeugdtaken
Sommige taken zijn zo vanzelfsprekend en worden prima binnen de teams opgepakt, dat we niet van apart vrijwilligerswerk spreken. Verwacht wordt dat deze taken binnen het team gedeeld en opgepakt worden door alle ouders/verzorgers of spelers onafhankelijk van de op zich genomen vrijwilligerstaak of vergoeding.

Hieronder valt onder andere het vervoeren van spelers naar uitwedstrijden, het vlaggen bij wedstrijden, het wassen van de teamkleding, het uitzetten van het veld, neerzetten van de doelen, maar ook de extra taken die nodig zijn bij evenementen zoals kantinedienst en schoonmaken, zaaldienst, begeleiden van het team bij jeugdkamp.

Ook voor een aantal jeugd”taken” geldt dat deze niet onder de vrijwilligerstaakplicht vallen. Voor de ontwikkeling van de spelers vindt De Foresters het belangrijk dat spelers vanaf de D-pupillen, een aantal taken op zich nemen. Het betreft dan voornamelijk het geven van training (hier staat een kleine vergoeding tegenover) en het fluiten van wedstrijden bij jongere jeugdteams. Daarnaast kan er ook bij toernooien of andere evenementen gevraagd worden een taak op te pakken. Een voorbeeld hiervan is het begeleiden van een team bij het hotdog toernooi.

5. Hoogte van de vrijwilligersvergoeding
De vrijwilligersvergoeding bedraagt voor Jeugd en Senioren € 80,00 per seizoen.

Indien een lid tijdens het seizoen tot de conclusie komt dat hij of zij niet de verplichte uren aan vrijwilligerswerk kan verrichten of niet komt opdagen bij vrijwilligerswerk dan zal de penningmeester de vrijwilligersvergoeding naar rato (uitgaande van 10 uur) factureren.

6. Opgave
In tegenstelling tot voorgaande seizoenen, wordt vanaf seizoen 2016-2017, de vrijwilligersvergoeding automatisch bovenop de contributie geïnd indien er niet tijdig voor een vrijwilligerstaak opgegeven wordt! De reden hiervoor is dat het de laatste jaren steeds moeilijker is gebleken om bepaalde taken ingevuld te krijgen binnen de vereniging. Door tijdige opgave kan de vrijwilligersvergoeding worden afgekocht. Het is de eigen verantwoordelijkheid dat de opgave tijdig is ontvangen.

Leden dienen voor 1 oktober van het lopende seizoen op te geven of zij vrijwilligerswerk gaan doen of dat ze de vrijwilligersvergoeding betalen. De opgave dient te gebeuren via de jaarlijks toegemailde link. Deze mail wordt aan het begin van het seizoen verstuurd. Leden van De Foresters zijn altijd zelf verantwoordelijk voor de juiste contact gegevens. Wijzigingen kunt u doorgeven aan ledenadministratie@deforesters.nl.

De toegemailde link geeft toegang tot een formulier waar de opgave gedaan kan worden. Deze opgave dient jaarlijks opgegeven/bevestigd te worden. Het is de verantwoordelijkheid van spelers of de ouders/verzorgers zelf, dat de opgepakte vrijwilligerstaak geregistreerd wordt. Indien u geen mail ontvangen heeft met de betreffende link, wordt er van u verwacht dat u dit meldt door een email te sturen naar vrijwilligers@deforesters.nl.

Het kan voorkomen dat er gedurende het seizoen wijzigingen optreden ten opzichte van de registratie, bijvoorbeeld omdat er aangegeven was dat er afgekocht wordt, maar er toch een taak is opgepakt of andersom. Er wordt van u verwacht dat ook dit via mail gemeld wordt. Dan kan de registratie aangepast worden. Dit voorkomt weer een hoop communicatie achteraf. Eventuele verrekening met de vrijwilligersvergoeding volgt dan uiteraard.

7. Roosterdiensten
Vanuit De Foresters worden de roosters voor de kantinediensten, schoonmaakdiensten en ontvangstdiensten op tijd bekend gemaakt. Het rooster is ook terug te vinden op de site onder ’Vrijwilligers’ en een paar dagen voor de dienst wordt er een remindermail verstuurd.

Daar tegenover verwachten we dat bij verhindering er zelf geruild wordt. Graag dit melden aan planningdeforesters@gmail.com. Voor de kantinediensten op zaterdag een mail naar pauline.liefting@henkliefting.nl, zodat het rooster aangepast kan worden. Zie ook de informatie op de site onder ’Vrijwilligers’.

8. Rekening en verantwoording
Op de algemene ledenvergadering van De Foresters, waar het jaarverslag wordt gepresenteerd, zal de penningmeester verslag doen van de baten en lasten van het vrijwilligersfonds. Het vrijwilligersfonds maakt deel uit van de begroting van De Foresters. De ontvangen gelden worden besteed aan taken waarvoor geen, of onvoldoende, vrijwilligers beschikbaar zijn..

9. Onvoorzien
De statuten en het huishoudelijk reglement van De Foresters zijn van toepassing en daar waar dit protocol niet in voorziet beslist het bestuur van De Foresters.

10. Tot slot
Er bestaat een groot misverstand over het doen van vrijwilligerswerk bij De
Foresters, namelijk dat dit alleen mogelijk is door het draaien van een kantinedienst of het schoonmaken van de kleedkamers.

Maar zoals in de inleiding al genoemd, is er veel meer te doen. Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinator zijn, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechter worden, wedstrijdcoördinator zijn, ontvangstdienst draaien, de sponsoradministratie bijhouden, onderhoudsdienst, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, mooie artikelen in de krant en op de website enzovoort.

Het leukst is natuurlijk om iets te doen waar u goed in bent en waar u misschien ervaring mee hebt vanuit werk of hobby. Het gaat dan makkelijker en met meer plezier.
Want dat staat voorop, met plezier samen bouwen aan een nog mooiere vereniging!