Contributie-inning via ClubCollect

Alle leden krijgen vanaf seizoen 2019-2020 via mail en via het mobiele nummer een betaallink toegestuurd door ClubCollect, waarna zelf de betaling geregeld dient te worden.

ClubCollect is een online tool die een aantal stappen van het factureren automatiseert, waaronder het versturen van betaalverzoeken en herinneringen en het verwerken van betalingen. Daarnaast biedt ClubCollect ook voordelen voor jou als lid. Met ClubCollect kun je er namelijk voor kiezen om in termijnen te betalen en bepaal je gemakkelijk zelf op welke datum het geld wordt afgeschreven. Je krijgt daarnaast een persoonlijke betaalpagina met een factuuroverzicht, waarin je bijvoorbeeld zelf je gegevens aan kunt passen of een vraag kunt stellen aan de penningmeester of aan de ledenadministratie.

Hoe werkt het precies?
ClubCollect is geen incassobureau, maar een online facturatiemodule die onze vereniging ondersteunt bij het innen van contributiegelden. Je ontvangt van ClubCollect een betaalverzoek met een link naar jouw persoonlijke betaalpagina per e-mail, sms of per brief. Op jouw persoonlijke betaalpagina kies je of je betaalt in termijnen en welke betaalmethode je gebruikt, namelijk iDeal of automatische incasso.
Betaal je het liefst in termijnen? Dan verlopen de betalingen altijd via automatische incasso en rekent ClubCollect een kleine administratieve bijdrage van € 1,00 euro per termijn. Je kunt kiezen voor betaling in vier (4) opeenvolgende maandelijkse termijnen. Je bepaalt zelf op welke dag de betaling wordt afgeschreven en voorafgaand aan iedere afschrijving ontvang je ook nog een aankondiging. Zo ben je altijd op de hoogte en kun je ervoor zorgen dat er voldoende saldo op je bankrekening staat.

Gegevens delen
Om de dienstverlening uit te kunnen voeren delen wij als vereniging enkele persoonsgegevens met ClubCollect, waaronder je naam, e-mailadres, woonadres, bankgegevens (IBAN), telefoonnummer (06-nummer) en het te incasseren contributiebedrag. Je persoonsgegevens zullen nooit zonder toestemming worden verspreid of gebruikt voor commerciële doeleinden. Bekijk het Privacy Statement  hieronder voor een exacte beschrijving van de gegevensverwerking. ClubCollect verwerkt de persoonsgegevens geheel in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679.13-14).

Bij vragen: neem contact op
Voor meer informatie kun je terecht op www.clubcollect.com. Indien je daarna nog vragen hebt kun je altijd de ledenadministratie benaderen (contributie@deforesters.nl). Ook wanneer we gestart zijn met de contributie inning staan zowel de ledenadministratie, penningmeester als ClubCollect altijd open voor vragen.

Privacy Statement

Wij zijn ons sterk bewust van het vertrouwen dat u, en uw vereniging, stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Dit document geeft u inzicht in welke gegevens wij verzamelen als u onze diensten gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we deze verwerken. Zo begrijpt u precies hoe wij werken. NLCollect B.V. verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de General Data Protection Regulation van de Europese Unie (EU 2016/679.13-14).

Gegevens verzamelen
Om de NLCollect B.V. dienstverlening te kunnen bieden, registreert NLCollect B.V. o.a. uw naam, e-mailadres, woonadres, bankgegevens, telefoonnummer, het door u te voltooien betaalbedrag, mail- content, reserveringen en in-app communicatie die nodig is om de dienstverlening van NLCollect B.V. correct uit te kunnen voeren. Wanneer u op een deep-link klikt, welke u naar een pagina binnen ons systeem leidt, kunt u mede uw gegevens zelf aanpassen wanneer deze incompleet of incorrect zijn.

Gegevens verwerken
Indien u akkoord gaat met deze privacy statement, gaat u ermee akkoord dat bovenstaande gegevens ter inzage worden gegeven aan NLCollect B.V., uw vereniging en de derden zoals hieronder genoemd. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om door u te betalen bedragen te innen ten behoeve van de vereniging(en) waar u lid van bent, verenigingsactiviteiten en communicatie te faciliteren, en om in deze context met u te communiceren.

De volgende verwerkingen vinden plaats door NLCollect B.V.:
• Het communiceren aangaande betalingen die u dient te doen (incl. betalingsverzoeken en aanmaningen);
• Het faciliteren van de betalingen via een beveiligde website;
• Het bijhouden van de verrichte betalingen en het versturen van aanmaningen;
• Het informeren van de vereniging over betalingen;
• Het aanbieden van de mogelijkheid de contributie gespreid te betalen en het delen van deze informatie met een financieringspartij indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid tot gespreid betalen;
• Het informeren van verenigingen aangaande wijzigingen aan het ledenadministratiesysteem;
• Het bijhouden van ledengegevens en bijbehorende abonnementen via een beveiligde website;
• Het faciliteren van functionaliteiten binnen het ledenadministratiesysteem ClubBase en applicaties van derden waaronder o.a.: Mailchimp, verenigingswebsites en mobiele verenigingsapplicaties

Gegevens gebruiken door derden
Indien u gebruik maakt van NLCollect B.V. zullen wij in bepaalde gevallen voor operationele of technische doeleinden, zoals bijvoorbeeld de hosting van servers, gebruik maken van de (IT) dienstverlening van derden. NLCollect B.V. houdt er toezicht op dat deze derden de gegevens beheren in lijn met het Europese privacyrecht (EU 2016/679.27), en heeft derhalve afspraken gemaakt over de adequate beveiliging van uw gegevens.

1 Privacy Statement (2.8)

Gegevens inzien en corrigeren
U kunt NLCollect B.V. altijd vragen om een overzicht van uw gegevens, en verzoeken deze te corrigeren (EU 2016/679.16) of te verwijderen (EU 2016/679.17) indien de gegevens niet correct zijn of irrelevant voor de gestelde doeleinden. Facturen kunnen echter niet verwijderd worden omwille van lokale regelgeving. U kunt daartoe een e-mail sturen aan support@clubcollect.com, waarop wij binnen 5 tot 10 werkdagen uw verzoek zullen verwerken.

Indien de contributie-inning door NLCollect B.V. wegens uw bijzondere persoonlijke situatie voor u bezwaren oplevert, kunt u dat schriftelijk of per e-mail laten weten aan support@clubcollect.com met opgave van de redenen voor het bezwaar. NLCollect B.V. zal vervolgens met uw club overleggen over een gepaste oplossing.

Beveiliging van uw gegevens
NLCollect B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om onbevoegde toegang tot en verlies van uw gegevens te voorkomen (EU 2016/679.32). Onder andere is de opslag van de gegevens beveiligd door encryptie en worden de gegevens, die tussen u en de webserver worden uitgewisseld, versleuteld. Gegevens met betrekking tot financiële transacties worden binnen de EU op geografisch gescheiden locaties opgeslagen en gearchiveerd zodat bij uitval van systemen alle gegevens kunnen worden gereconstrueerd. De beveiliging van de systemen is gecertificeerd en wordt regelmatig gecontroleerd door daarin gespecialiseerde instanties. Indien er sprake is van verlies van data, zal NLCollect B.V. de betrokkenen binnen 72 uur hierover informeren (EU 2016/679.34).

Wijzigingen privacy statement
Eventuele wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van NLCollect B.V. en treden in werking 7 dagen na de bekendmaking.

Vragen en feedback
Wij controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Indien u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen:

NLcollect B.V. 085-7606666
support@clubcollect.com
versie 2.8 (mei 2018)

Algemene voorwaarden leden

U heeft van uw Club – via ClubCollect – een betaalverzoek ontvangen voor betaling van uw contributie van (of andere bijdrage aan) de Club (hierna te noemen “Contributie”), waarop de volgende voorwaarden van toepassing zijn, in aanvulling op de overeenkomst tussen U en de Club. Een aantal activiteiten, betrekking hebbende op Uw betaling van de Contributie aan de Club, inclusief de inning daarvan, is door de Club uitbesteed aan NLCollect B.V. (KvK nummer 57468907), bekend onder de handelsnaam ‘ClubCollect’ of KNLTB.Collect.

Kiest U voor betaling in één keer, dan zijn de volgende voorwaarden van toepassing: Met Uw acceptatie van de algemene voorwaarden, verklaart U lid te zijn van de Club en dat u de Contributie zoals aangegeven op Uw persoonlijke betaalpagina verschuldigd bent aan de Club. ClubCollect verzorgt de inning van de Contributie namens de Club. Indien U de Contributie betaalt aan ClubCollect, is sprake van bevrijdende betaling. De betaling wordt gezien als een betaling aan de Club en de Club kan U niet nogmaals om betaling van de Contributie verzoeken.

Betaling dient te geschieden binnen het aangegeven aantal dagen na ontvangst van het betaalverzoek. Indien de de betalingstermijn verstrijkt, bent U van rechtswege in verzuim, zonder dat daarvoor een ingebrekestelling is vereist. Indien U de Contributie niet op tijd voldoet – of niet van Uw bankrekening laat incasseren – heeft de Club het recht om passende maatregelen te treffen. De Club kan een incassoprocedures starten en buitengerechtelijke incassokosten maken om Uw betaling te ontvangen. Alle buitengerechtelijke kosten, naast de hoofdsom van de Contributie en de rente, komen voor Uw rekening. ClubCollect zal Uw gegevens alleen verwerken voor de uitvoering van haar diensten aan de Club en conform haar privacy statement op www.clubcollect.com/nl/legal/privacy-statement.

Kiest U voor gespreid betalen, dan zijn de volgende voorwaarden van toepassing: Met Uw acceptatie van de algemene voorwaarden, verklaart U lid te zijn van de Club en dat u de Contributie zoals aangegeven op Uw persoonlijke betaalpagina verschuldigd bent aan de Club. ClubCollect verzorgt de inning van de Contributie namens de Club. Indien U de (termijnbedragen van de) Contributie betaalt aan ClubCollect, is sprake van bevrijdende betaling. De betaling wordt gezien als een betaling aan de Club en de Club kan U niet nogmaals om betaling van de termijnbedragen en Contributie verzoeken. Voor alle deelbetalingen van de Contributie in termijnen, dient betaling te geschieden binnen het aangegeven aantal dagen na ontvangst van het betaalverzoek. Indien de de betalingstermijn verstrijkt bent U van rechtswege in verzuim, zonder dat daarvoor een ingebrekestelling is vereist. U verplicht zich tot de gespreide betaling van de Contributie in termijnen, waarbij de eerste termijn direct dient te worden voldaan. De resterende termijnen kunnen via automatische incasso worden voldaan.

Voortijdige beëindiging van Uw overeenkomst met de Club of andere veranderende omstandigheden zullen geen effect hebben op de door U verschuldigde Contributie. U blijft het volledige bedrag van de Contributie (het totaalbedrag van de termijnbedragen) verschuldigd. Indien U de Contributie of een termijnbedrag niet op tijd voldoet, niet van Uw bankrekening laat incasseren of storneert, heeft de Club het recht om passende maatregelen te treffen, onverminderd Uw verplichting om alle (resterende) termijnen van de Contributie te voldoen. De Club kan incassoprocedures starten en buitengerechtelijke incassokosten maken om Uw betaling te ontvangen. Alle buitengerechtelijke kosten, naast de hoofdsom van de Contributie en de rente, komen voor Uw rekening. ClubCollect zal Uw gegevens alleen verwerken voor de uitvoering van haar diensten aan de Club en conform haar privacy statement op www.clubcollect.com/nl/legal/privacy-statement