Vrijwilliger worden bij De Foresters

We hebben een mooie vereniging, die over een prachtig complex beschikt. Dit zou zonder de steun van sponsors en vrijwilligers niet mogelijk zijn. De Foresters heeft een groep vaste vrijwilligers, waarvan de meesten dagelijks in de weer zijn voor de club. Een aantal andere vrijwilligers draagt een belangrijk steentje bij door af en toe een vrijwilligerstaak uit te voeren, bijvoorbeeld in de kantine staan, of helpen in het secretariaat. De vereniging streeft ernaar om de diverse taken goed te verdelen over de vrijwilligers, eigenlijk zou er voor iedere functie een enthousiaste vrijwilliger en een enthousiaste back-up moeten zijn. Dan kunnen we voorkomen dat een taak op een bepaald moment te tijdrovend of minder leuk wordt.

Hoewel veel zaken goed lopen, is er absoluut nog behoefte aan extra vrijwilligers.
Het bestuur en de diverse commissies beseffen uiteraard dat er weinig mensen zijn die zomaar een paar uur per dag kunnen investeren in de club. Het doel is om nieuwe vrijwilligers een taak te laten vervullen die ze leuk vinden en die past binnen de tijd die ze beschikbaar willen stellen. Hierdoor wordt automatisch de bestaande groep vrijwilligers ontlast, wordt het nog leuker om iets te (blijven) doen voor de club en ontstaat er meer binding.

Voetbal.nl-app
Per seizoen wordt er een totaal aantal te behalen punten toegekend (dit seizoen zijn dat er 12). Bij iedere dienst of taak, wordt het bij die taak toegekende aantal punten van het totaal afgetrokken. Deze registratie en afhandeling zijn zichtbaar gemaakt in de Voetbal.nl app. In de Voetbal.nl app kun je zien wat je vrijwilligersinstellingen zijn, kun je voorkeurstaken opgeven, kun je aangeven wanneer je beschikbaar bent en kun je je inschrijven op roosterdiensten. Het is daarom belangrijk dat de app geïnstalleerd is!

Je bent als lid/ouder/verzorger zelf verantwoordelijk voor het halen van het verplichte aantal punten. Zorg er dus voor dat je de app in gebruik neemt en dat bekend is wat voor taak je wilt doen en/of dat je je inschrijft op beschikbare roostertaken.

We hebben ervoor gekozen de taken onder de ouders/wettelijk vertegenwoordigers te registreren. Het is daarom belangrijk dat je een Voetbal.nl app account hebt/maakt die je koppelt aan dit account in de ledenadministratie. Dit doe je door het emailadres te gebruiken waarmee je bekend bent gemaakt in de ledenadministratie. Dit is in de meeste gevallen het emailadres wat bij je kind geregistreerd staat. Stuur een email naar vrijwilligers@deforesters.nl als je het niet weet of het lukt niet. Vermeld dan even je naam en de naam/namen van je kind(eren)! Dan kunnen we het makkelijk opzoeken. De punten die aan het einde van het seizoen nog open staan, worden verrekend!

Ga ervan uit dat je gemiddeld drie a vier keer per jaar een dienst draait. Indien je problemen ondervindt bij het gebruik van de app of heb je meer informatie nodig: Olivia Zwaan, vrijwilligers@deforesters.nl

Wat kun je zoal gaan doen?

Scheidsrechter

Scheidsrechters bij thuiswedstrijden
In dit artikel lees je meer over de beschikbaarheid van clubscheidsrechters en hoe je zelf scheidsrechter kunt worden. Assistent scheidsrechters (vlaggers) dienen altijd door de teammanager geregeld te worden. Heb je vragen? Stuur een email naar scheidsrechters@deforesters.nl. 

Wil je scheidsrechter worden? Mail dan naar vrijwilligers@deforesters.nl. Ouders en leden die structureel (ingepland en begeleid door de scheidsrechtercoördinator) het minimum aantal wedstrijden fluiten mogen dit inzetten als vrijwilligerstaak. Dit geldt niet voor ouders en leden die af en toe fluiten en voor leden/jeugd die als spelbegeleiders optreden voor Onder 12 jaar en jonger. 

 Spelbegeleider bij Pupillen en Junioren t/m Onder 12
De pupillen en junioren van Onder 12 en jonger spelen nog niet op een heel veld. Deze wedstrijden worden niet door een scheidsrechter gefloten, maar begeleid door een spelbegeleider.  De teammanager dient  zelf een spelbegeleider te regelen, bijvoorbeeld een ouder, broer, of zus van een speler/speelster. Indien er iemand is die graag dit soort wedstrijden structureel wil begeleiden, dan zorgt de scheidsrechterscoördinator ervoor dat deze bij de eerste wedstrijden begeleiding krijgt van een clubscheidsrechter. Het begeleiden van dit soort wedstrijden is relatief eenvoudig en kan een mooie opstap zijn naar het fluiten van wedstrijden in de categorie Onder 13 en ouder.   

Scheidsrechter bij Onder 13 t/m Onder 19
De vereniging probeert voor zoveel mogelijk wedstrijden een clubscheidsrechter te regelen. Indien dit niet mogelijk is, dient de teammanager zelf een scheidsrechter te regelen, bijvoorbeeld een ouder, broer of zus van een speler/speelster. De club adviseert de teammanager om altijd een scheidsrechter achter de hand te hebben. Indien een clubscheidsrechter aan een wedstrijd is toegewezen, dan staat dit uiterlijk op de donderdagavond voor de wedstrijd in de Voetbal.nl app. Indien er iemand is die graag dit soort wedstrijden structureel wil fluiten, dan zorgt de scheidsrechterscoördinator ervoor dat deze bij de eerste wedstrijden begeleiding krijgt van een clubscheidsrechter. 

Scheidsrechter bij Senioren
Seniorenteams in de B categorie dienen zelf voor een scheidsrechter te zorgen. Spelers die scheidsrechter zijn bij een seniorenteam van De Foresters hebben het recht om dit als vrijwilligerstaak te zien. Zowel spelers die het hele seizoen wedstrijden fluiten, als spelers die dit eenmalig doen kunnen dit melden aan vrijwilligerscoördinatie: vrijwilligers@deforesters.nl. Per gefloten wedstrijd worden twee vrijwilligerspunten verdiend. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat de speler zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen twee weken na de wedstrijd melding maakt van de vervulde taak door een email te sturen en de betreffende datum en wedstrijd te noemen.

Maximaal vier keer per seizoen mogen de teams die in de B categorie spelen een scheidsrechter huren. Hierbij is het een vereiste om eerst toestemming te vragen aan de scheidsrechterscoördinator: scheidsrechters@deforesters.nl. Indien er groen licht is, kan de teammanager een scheidsrechter regelen via www.scheidshuren.nl en de rekening naar de penningmeester sturen: penningmeester@deforesters.nl.

Ontvangstdienst

De ontvangstdienst (m/v) ontvangt de leiders van beide partijen en de scheidsrechters en biedt koffie / thee / limonade aan. Hij zal ook de nodige vragen krijgen. Daarom is in een map in het wedstrijdsecretariaat alle relevante informatie te vinden, bijvoorbeeld een volledige ledenlijst, maar ook waar alles zich in het wedstrijdsecretariaat bevindt. Blader het alvast eens door!

Als je ochtenddienst hebt zul je een loper en knipkaart ontvangen. Als je middagdienst hebt ontvang je deze van je voorganger. Overleg ajb ook even over eventuele bijzonderheden.

De veld- en kleedkamerindeling is vooraf gemaakt en wordt bekend gemaakt via een tweetal TV-schermen. Je hebt zelf een geprint dagoverzicht ter beschikking voor je eigen overzicht en voor het geval de schermen uit zouden vallen. Als het goed is vinden de teams via de schermen zelf hun weg naar het juiste veld en kleedkamer. KNVB-scheidsrechters zul je in ieder geval altijd even een van de scheidsrechters-kleedkamers aan moeten wijzen;

In de rust zorg je voor limonade. Deze wordt in de kantine klaar gemaakt en kan met een trolley naar de kleedkamergang worden vervoerd. Stem even met de kantinedienst af wie het vervoer regelt en check zo nodig even of op tijd aan de limonade wordt gewerkt. De trolley kun je het beste voor de klapdeuren, onder het raam van het zaaltje plaatsen.

Vanaf de D-pupillen moet een wedstrijdformulier worden ingevuld. Dit is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leiders en de scheidsrechter, maar aan jou wordt gevraagd dit voor te bereiden. Als je ’s-ochtends ontvangstdienst hebt kun je per wedstrijd een formulier van de op het dagoverzicht vermelde wedstrijdgegevens en de clubcode van Foresters (BBFZ74I) voorzien (de rode informatie op het voorbeeldformulier op tafel). De thuiswedstrijden van de teams tot en met de E-pupillen (dus MP, F en E) kun je alvast noteren op het daarvoor bestemde (1 formulier voor alle wedstrijden op een dag, zie de postbakjes in de hoek naast de computer);

De scheidsrechter en beide leiders dienen zich op tijd voor de wedstrijd bij het wedstrijdsecretariaat te melden voor het verder invullen van het formulier en het afgeven van de spelerspassen. Het is jouw taak hen welkom te heten, van koffie / thee te voorzien, scheidsrechter en leiders aan elkaar te koppelen en het juiste formulier te bezorgen. Houd ajb in de gaten dat het formulier vóór de wedstrijd is ingevuld en de spelerspassen zich daarbij bevinden;

Omdat er zoveel vermist raakten, met alle kosten en ergernis van dien, worden er geen kleedkamersleutels meer verstrekt. In plaats daarvan kan de kleedkamer-beheerder de kleedkamer op verzoek sluiten en openen.

De scheidsrechters moeten grensrechtervlaggen ter beschikking krijgen. De wedstrijdbal wordt door het thuisteam verzorgd. De KNVB- scheidsrechters krijgen ook in de rust en na afloop iets te drinken aangeboden. Stem dit ajb voor de wedstrijd met de scheidsrechter af en haal het drankje op in de kantine met de mededeling dat het voor de scheidsrechter is;

Na afloop van de wedstrijd zal de scheidsrechter het formulier verder invullen en ondertekenen. De bovenste twee exemplaren blijven bij Foresters en de onderste doordruk is voor de tegenstander. De uitslagen van de wedstrijden tot en met de E moeten op de daarvoor bestemde uitslagenformulieren worden ingevuld.

NB: als een wedstrijd gestaakt is of bij een rode kaart moeten speciale formulieren worden ingevuld. Raadpleeg daarvoor de ontvangstdienstmap!

Ten slotte: laat het wedstrijdsecretariaat ajb netjes achter aan het eind van de dag (koffiezetapparaat schoon en uit, lapje over de tafel, PC uit). De sleutel en knipkaart worden weer ingeleverd bij Hans Wiedemeijer.

Commissie Foresters 2.0

Zoals je hebt kunnen lezen is de commissie Foresters 2.0, samen met het nieuwe bestuur, druk bezig om de vereniging beter te stroomlijnen. We kunnen daar zeker hulp bij gebruiken. Dus als je denkt: “Daar wil ik wel aan bij dragen. Wat IS er te doen en wat kan IK doen?”, mail naar vrijwilligers@deforesters.nl!

Vrijwilligersprotocol

Protocol voor het vrijwilligersbeleid

1. Inleiding

Net als bij vele andere verenigingen is het bij Sportvereniging De Foresters altijd weer een grote uitdaging om alle werkzaamheden verricht te krijgen. Dit heeft als gevolg dat de vele taken en activiteiten niet meer uitgevoerd dreigen te kunnen worden of dat er teveel druk komt te staan op de huidige vrijwilligers. Vrijwilligers zijn essentieel voor het functioneren van de vereniging. Denk eens in: geen bakkie meer in de pauze, want er zijn simpelweg niet genoeg kantinemedewerkers. Zo zijn er nog vele andere taken! Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinatoren, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechters, wedstrijdcoördinatoren, ontvangstdienst, onderhoudsmensen, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, enzovoort. Er is altijd wel iets dat bij u past.

Door het hanteren van de vrijwilligerstoeslag wordt verwacht dat er een prikkel uitgaat naar de leden om een vrijwilligerstaak op te pakken. Doordat we een sluitend administratiesysteem hanteren, zorgen we er bovendien voor dat iedereen zijn bijdrage levert, of dat nu in natura of in geld gebeurt, wel zo eerlijk!

Het aanmelden voor een vrijwilligerstaak of afkoop dient jaarlijks te gebeuren via de Voetbal.nl app. Zie hiervoor de handleiding Handleiding Vrijwilligerstaken bij De Foresters”.

Mocht u vragen hebben over het vrijwilligersbeleid dan kunt u deze stellen via de mail: vrijwilligers@deforesters.nl.

2. Uitgangspunten

Ieder spelend lid of ouder/verzorger is verplicht om ongeveer 12 uur vrijwilligerswerk te verrichten. Bij roosterdiensten komt dit neer op 3 diensten.

Indien een lid of ouder ervoor kiest om geen vrijwilligerswerk voor Sportvereniging De Foresters te doen dan betaalt diegene bovenop de contributie een vrijwilligersvergoeding. De vergoedingen komen terecht in een vrijwilligersfonds, waaruit huur van personeel betaald wordt.

Voor jeugdleden t/m 17 jaar, behorend tot één gezin en wonend op één adres behoeft slechts 1x vrijwilligerswerk gedaan te worden of de vergoeding te worden betaald.

Voor alle overige leden van 18 jaar en ouder en óók behorende tot hetzelfde gezin dient ook per lid vrijwilligerswerk te worden gedaan of de vergoeding te worden betaald.

Ouders/verzorgers van de A-junioren kunnen de vrijwilligerstaakplicht, ook laten vervullen door hun zoon/dochter die als A-junior voetbalt. Stuur dan even een email naar vrijwilligers@deforesters.nl, dan zorgen we ervoor dat de registratie wordt aangepast.

3. Vrijstelling

Leden die als niet-spelend lid geregistreerd staan (hier vallen ook de kabouters onder) en ook geen voetballend lid in zijn/haar huishouden (zelfde adres) hebben, hoeven zich niet te registeren voor vrijwilligerswerk of voor de vergoeding.

4. Vrijwilligerstaken vs Teamtaken en Jeugdtaken

Sommige taken zijn zo vanzelfsprekend en worden prima binnen de teams opgepakt, dat we niet van apart vrijwilligerswerk spreken. Verwacht wordt dat deze taken binnen het team gedeeld en opgepakt worden door alle ouders/verzorgers of spelers onafhankelijk van de op zich genomen vrijwilligerstaak of vergoeding.

Hieronder valt onder andere het vervoeren van spelers naar uitwedstrijden, het vlaggen bij wedstrijden, het wassen van de teamkleding, het uitzetten van het veld, neerzetten van de doelen, maar ook de extra taken die nodig zijn bij evenementen zoals kantinedienst en schoonmaken, zaaldienst, begeleiden van het team bij jeugdkamp.

Ook voor een aantal jeugd”taken” geldt dat deze niet onder de vrijwilligerstaakplicht vallen. Voor de ontwikkeling van de spelers vindt Sportvereniging De Foresters het belangrijk dat spelers vanaf de D-pupillen, een aantal taken op zich nemen. Het betreft dan voornamelijk het geven van training (hier staat een kleine vergoeding tegenover) en het fluiten van wedstrijden bij jongere jeugdteams. Daarnaast kan er ook bij toernooien of andere evenementen gevraagd worden een taak op te pakken. Een voorbeeld hiervan is het begeleiden van een team bij het hotdog toernooi.

5. Hoogte van de vrijwilligersvergoeding

De vrijwilligersvergoeding bedraagt voor Jeugd en Senioren € 100,00 per seizoen.

Indien een lid tijdens het seizoen tot de conclusie komt dat hij of zij niet de verplichte uren aan vrijwilligerswerk kan verrichten of niet komt opdagen bij vrijwilligerswerk dan zal de penningmeester de vrijwilligersvergoeding naar rato (uitgaande van 12 punten) factureren.

6. Opgave

Leden dienen voor 1 oktober van het lopende seizoen op te geven of zij vrijwilligerswerk gaan doen of dat ze de vrijwilligersvergoeding betalen. De opgave dient te gebeuren via de Voetbal.nl app of door een mail te sturen naar vrijwilligers@deforesters.nl. Aan het begin van het seizoen worden de beschikbare taken zichtbaar gemaakt in de app.

In de app kunnen voorkeurstaken worden opgegeven. Voorkeuren van het vorige seizoen blijven zichtbaar. Aan de hand van de aangevinkte taken, wordt u benaderd door de taakbeheerder voor een verdeling van de taken. De beschikbare roosterdiensten worden in de app beschikbaar gemaakt om op in te schrijven.

De verantwoordelijkheid voor het vervullen van het verplichte aantal punten, ligt bij het lid/ouder/verzorger zelf. Het is belangrijk dat u de Voetbal.nl app juist geïnstalleerd heeft en dat bekend is wat voor taak u wil doen en/of u zich inschrijft op beschikbare roostertaken. De punten die nog open staan aan het einde van het seizoen worden verrekend!

Indien u problemen ondervind bij het gebruik van de app, wordt er van u verwacht dat u dit meldt door een email te sturen naar vrijwilligers@deforesters.nl.

Het kan voorkomen dat er gedurende het seizoen wijzigingen optreden ten opzichte van de registratie, bijvoorbeeld omdat er aangegeven was dat er afgekocht wordt, maar er toch een taak is opgepakt of andersom. Er wordt van u verwacht dat ook dit via de Voetbal.nl app of mail gemeld wordt. Dan kan de registratie aangepast worden. Dit voorkomt weer een hoop communicatie achteraf. Eventuele verrekening met de vrijwilligersvergoeding volgt dan uiteraard.

Zie voor de handleiding: Handleiding Vrijwilligerstaken bij De Foresters”.

7. Roosterdiensten

De roosterdiensten kunnen middels de Voetbal.nl app zelf ingepland worden. U kunt zich inschrijven op een datum/tijd. Ruilen en wisselen kan ook hierin geregeld. Zie hiervoor de handleiding Handleiding Vrijwilligerstaken bij De Foresters”.

In de app kunt u altijd zien wanneer uw roosterdienst gepland staat. U ontvangt hiervan ook een remindermail.

8. Rekening en verantwoording

Op de algemene ledenvergadering van Sportvereniging De Foresters, waar het jaarverslag wordt gepresenteerd, zal de penningmeester verslag doen van de baten en lasten van het vrijwilligersfonds. Het vrijwilligersfonds maakt deel uit van de begroting van Sportvereniging De Foresters. De ontvangen gelden worden besteed aan taken  waarvoor geen, of onvoldoende, vrijwilligers beschikbaar zijn..

9. Onvoorzien

De statuten en het huishoudelijk reglement van Sportvereniging De Foresters zijn van toepassing en daar waar dit protocol niet in voorziet beslist het bestuur van Sportvereniging De Foresters.

10. Tot slot

Er bestaat een groot misverstand over het doen van vrijwilligerswerk bij De Foresters, namelijk dat dit alleen mogelijk is door het draaien van een kantinedienst of het schoonmaken van de kleedkamers.

Maar zoals in de inleiding al genoemd, is er veel meer te doen. Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinator zijn, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechters worden, wedstrijdcoördinator zijn, ontvangstdienst draaien, onderhoudsdienst, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, enzovoort.

Het leukst is natuurlijk om iets te doen waar u goed in bent en waar u misschien ervaring mee hebt vanuit werk of hobby. Het gaat dan makkelijker en met meer plezier.

Want dat staat voorop, met plezier samen bouwen aan een nog mooiere vereniging!